Effektiv kommunikasiyanın menecerlər üçün əhəmiyyəti bir sadə səbəb əsasında xüsusi göstərilə bilər: MENECERİN BÜTÜN FƏALİYYƏTİ KOMMUNİKASİYA İLƏ BAĞLIDIR.
Bəzi şeylər deyil, hər şey. Menecerlər informasiya olmadan strategiya formalaşdıra və qərar verə bilməzlər. Bütün informasiyalar kommunikasiya edilməlidir. Qərar veriləndən sonra yenidən kommunikasiya həyata keçirilməlidir. Əks halda kimsə qərarın verilməsi barədə xəbər tutmayacaq. Ən əla ideya, ən kreativ təhlil və ya ən mükəmməl plan belə kommunikasiya olmadan formalaşa bilməz. Ona görə də menecerlər effektiv kommunikasiya bacarıqlarına malik olmalıdır. Biz demirik ki, təkcə effektiv kommunikasiya bacarığının olması ilə uğurlu menecer formalaşa bilər. Lakin biz deyə bilərik ki, qeyri-effektiv kommunikasiya bacarıqları menecer üçün çoxsaylı və davamlı problemlər yarada bilər.
Kommunikasiya proses və ya axın kimi görülə bilər.
Təşkilatda işlər qaydasında getməyəndə, fəaliyyətdə çətinliklər yarananda və ya strateji hədəflər baş tutmayanda kommunikasiya problemləri yaranır. Kommunikasiya baş verməzdən əvvəl ismaric kimi ifadə olunan məqsədə ehtiyac var. İsmarıc mənbə (göndərən) və qəbul edən arasında ötürülür. Bu ismarıc simvolik şəkildə təsvir edilir və müəyyən kanal vasitəsilə qəbul edənə ötürülür. Qəbul edən isə göndərən tərəfindən ötürülən ismarıcı aydınlaşdırır. Nəticədə kommunikasiya prosesi baş tutur.
Aşağıdakı şəkil kommunikasiya prosesini əks etdirir. Bu modelin 7 hissəsi var:
1. İsmarıc; 2. Kommunikasiya mənbəyi və ya göndərən; 3. Kodlaşdırma; 4. Kanal; 5. Kodu açmaq; 6. Qəbul edən; 7. Qiymətləndirmə.
1 və 2. Göndərən ismarıcı fikrini kodlaşdırmaqla ötürür. Kodlaşmış ismarıca dörd şərt təsir edir: bacarıq, yanaşma, bilik və sosial-mədəni sistem. Bu saytda sizinlə kommunikasiyamız bizim yazı (kopiratyinq) bacarığımızdan asılıdır. Əgər bizim müvafiq yazı qabiliyyətimiz yoxdursa, o zaman ismarıcımız sizə arzuolunan şəkildə çatmayacaq. Bir insanın kommunikasiya sahəsindəki uğuru onun nitq, mütaliə, dinləmə və əsaslandırma bacarıqları ilə bağlıdır.
Bizim yanaşmalarımız davranışımıza təsir edir. Bizim bir çox mövzularda öncədən formalaşmış ideyalarımız var və kommunikasiyamız bu yanaşmalarımızdan asılıdır. Bundan əlavə, bizim kommunikasiya fəaliyyətimiz mövzunu bilmək səviyyəmizdən də asılıdır. Bilmədiklərimiz barədə danışa bilmərik. Əgər biliyimiz çox geniş olarsa, o zaman qəbul edən ismarıcımızı tam anlamaya bilər. Aydındır ki, mənbənin sahib olduğu bilik transfer etdiyi mesaja təsir göstərəcək. Nəhayət, yanaşmalarımız davranışlarımıza təsir etdiyi kimi, bizim sosial-mədəni sistemdəki mövqeyimiz də təsir edir. Sizin inam və dəyərləriniz – mədəniyyətinizin bütün hissələri sizə kommunikasiya mənbəyi kimi təsir edir.
3. İsmarıc mənbədən gələn faktiki, fiziki məhsuldur və müəyyən məqsəd daşıyır. Biz danışdığımız zaman sözlərimiz ismarıcımızdır. Yazan zaman yazımız mesajdır. Şəkil çəkəndə şəkil mesajdır. Müəyyən jestlər edəndə əllərimizin hərəkəti və üzümüzdəki ifadələr mesajımızdır. Bizim mesajımız mənanı, mesajın məzmununu, həm kodları, həm də məzmunu seçmək üçün verdiyimiz qərarları transfer etmək üçün simvollar qrupundan və koddan asılıdır.
4. Kanal mesajın hərəkət etdiyi vasitədir. O, mənbə tərəfindən seçilir. Mənbə müəyyənləşdirir ki, rəsmi, yoxsa qeyri-rəsmi kanaldan istifadə edilməlidir. Rəsmi kanallar təşkilat tərəfindən yaradılır və təşkilat üzvlərinin işlə bağlı fəaliyyətlərini əks etdirən ötürmə məqsədi daşıyır. Onlar ənənəvi olaraq təşkilat daxilindəki ierarxik şəbəkə ilə hərəkət edirlər. Şəxsi və ya sosial formalı digər mesajlar isə təskilatın qeyri-rəsmi kanalları vasitəsilə ötürülür.
5 və 6. Qəbul edən mesajın istiqamətləndiyi şəxsdir. Mesaj qəbul olunmazdan əvvəl onun tərkibindəki simvollar qəbul edənin anlaya biləcəyi formaya salınmalıdır – mesajın kodu açılmalıdır. Kodlaşdırma sosial-mədəni sistem, bilik, bacarıq və yanaşmalarla limitlənib və qəbul edəndə eyni dərəcədə girişə malikdir. Ona görə də mənbənin yazı və qabiliyyəti çox yüksək olmalıdır. Eyni zamanda qəbul edənin mütaliə və dinləmək qabiliyyəti də mənbənin qabiliyyətlərinə mütənasib olmalıdır. Bir insanın bacarığı, yanaşması və mədəni keçmişi onun qəbuletmə bacarığına təsir etdiyi kimi, mesaj ötürmə qabiliyyətinə də təsir edir.
7. Kommunikasiya prosesinin son nöqtəsi qiymətləndirmədir. Əgər kommunikasiya mənbəyi kodlaşdırdığı mesajın kodunu açırsa və əgər mesaj təkrarən onun sisteminə yerləşdirilirsə, o zaman biz qiymətləndirmə əldə edirik. Qiymətləndirmə nəzərdə tutduğumuz mesajı ötürməkdə nə qədər uğurlu olduğumuzu yoxlayır. O, nə qədər anlaşıldığını müəyyənləşdirir. Müasir iş qüvvəsi arasındakı mədəni fərqləri nəzərə alanda effektiv qiymətləndirmənin önəmi kommunikasiyanı dəyərləndirməkdə çox əhəmiyyətlidir.
Yazılı kommunikasiya şifahi kommunikasiyadan daha effektivdirmi?
Yazılı kommunikasiyaya məktublar, e-maillər, qeydlər, başqa elektron kommunikasiya formaları, dövri təşkilati nəşrlər, bülletenlər, başqa yazılı sözlər, simvol və vasitələr aiddir. Göndərən niyə yazılı kommunikasiyadan istifadə edir?
Üstünlükləri. Onlar şifahi kommunikasiyadan daha çox görülən, daha daimi və əsaslandırılmış olur. Yəni həm göndərənin, həm də qəbul edənin kommunikasiya ilə bağlı yazılı qeydi olur və ismaric qeyri-müəyyən zaman ərzində saxlanıla bilir. Əgər ismarıcın məzmunu barədə suallar ortaya çıxarsa, o daha sonrakı dövrdə yoxlanma üçün mövcud olur. Bu keyfiyyət uzun və mürəkkəb kommunikasiya zamanı əhəmiyyətlidir. Məsələn, yeni məhsulun marketinq planı bir neçə ayı əhatə edən çoxsaylı tapşırıqları özündə birləşdirən plandır. Bu planı icra edəcək şəxslər onu yazmaqla plan dövründə sənədə təkrarən baxa biləcəklər. Yazılı kommunikasiyanın son faydası isə prosesin özündən irəli gəlir. Yazılı kommunikasiyalar daha dərindən düşünülmüş, məntiqli və aydın olur. Bəzi situasiyaları çıxsaq, məsələn rəsmi çıxış kimi yazılı sözlərə daha ciddi baxılır, nəinki şifahi sözlərə. Bir məlumatı yazıya almaq insanı demək istədikləri ətrafında daha dərindən düşünməyə məcbur edir.
Mənfi cəhətləri. Əlbəttə, yazılı mesajların mənfi cəhətləri də var. Yazılı daha dəqiq ola bilər, lakin o, zaman tutumludur. Siz öz universitet müəlliminizə bir saatlıq şifahi imtahan zamanı daha çox informasiya ötürə bilərsiniz, nəinki yazılı imtahan zamanı. Əslində, 10-15 dəqiqəlik bir məlumat yazmaq sizin bir saatınızı ala bilir. Digər mənfi cəhət isə qiymətləndirmənin olmamasıdır. Şifahi kommunikasiya qəbul edənə imkan verir ki, məlumatı aldığı halda ona tez cavab versin. Lakin yazılı kommunikasiyanın avtomatik qiymətləndirmə prosesi yoxdur. Qeyd göndərmək onun hələ alınacağını təmin etmir; hətta göndərən kimi başa düşəcəyinə zəmanət yoxdur. Son məsələ də şifahi kommunikasiyaya aiddir. Qəbul edənlər çox vaxt nə dediyinizin icmalını soruşa bilər. Əgər dəqiq icmal verilərsə, bu, ismarıcın alınması və başa düşülməsi deməkdir.
Dedi-qodu effektiv kommunikasiya üsuludurmu?
Dedi-qodu təşkilatda həyata keçirilən qeyri-rəsmi kommunikasiya vasitəsidir. O nə təşkilat tərəfindən yaradılır, nə də dəstəklənir. Buna baxmayaraq dedu-qodu xarakterli məlumatlar ağızdan-ağıza yayılır. Vəziyyətin ironikliyi bundan ibarətdir ki, dedi-qodu sistemində pis informasiyalar yaxşılardan daha tez yayılır. Dedi-qodu vasitəsi ilə təşkilat üzvləri informasiyanı ən qısa zamanda ala bilir.
Dedi-qodu haqqında ən böyük sual onun dəqiq olub-olmaması ilə bağlıdır. Bu mövzuda aparılan tədqiqatlar qarışıq nəticələr göstərib. Açıq fikirliliyi və demokratik mühiti ilə seçilən təşkilatlarda dedi-qodular dəqiq ola bilir. Avtoritar mədəniyyətlərdə isə dedi-qodular çox vaxt dəqiq olmayacaq. Dedi-qodulardakı informasiya qeyri-dəqiq olsa da, onun tərkibində müəyyən qədər həqiqət olur. İrimiqyaslı ixtisarlar, zavodların bağlanması və başqa mövzulardakı şayiələr özündə qeyri-dəqiq informasiyaları (məsələn konkret kimin təsirə məruz qalacağı barədə) ehtiva edə bilər.
Qeyri-verbal alətlər kommunikasiyaya necə təsir edir?
Bir çox mənalar daşıyan kommunikasiyalar nə deyilir, nə də yazılır. Onlar qeyri-verbal kommunikasiyalardır. Sirena səsi və ya qırmızı işıq sizə sözlərlə olmasa da, bir şeylər deyir. Tələbələrin müəllimi anlamaq üçün sözlərə ehtiyacı yoxdur. Kağız xışıltısı gələndə və dəftərlər bağlananda mesaj aydın olur – dərs saatı bitib.
Bir insanın ofisinin ölçüsü, masası, hətta geyimləri də başqaları üçün mesaj ola bilər, lakin qeyri-verbal kommunikasiyanın ən çox tanınan sahələri bədən və intonasiyadır.
Bədən dili bədənin jestləri, üz ifadələri və bədənin başqa hərəkətləridir. Məsələn, dodağını sallamaq gülümsəməkdən çox fərqli məna daşıyır. Əl hərəkətləri, üz ifadələri və başqa jestlər, aqressiya, qorxu, utancaqlıq, özündənrazılıq, sevinc və qəzəbi əks etdirə bilər.
Nə dediyiniz yox, necə dediyiniz önəmlidir
Kommunikasiyada intonasiya çox önəmlidir. Bunu yəqin ki, çoxlarınız bilməmiş deyilsiniz. Bu mövzu şifahi xalq ədəbiyyatındakı atalar sözlərindən, yazılı ədəbiyyatdakı şeirlərdə və romanlarda öz əksini tapıb. “Ho var dağa qaldırar, ho var dağdan endirər” kimi atalar sözlərinə çox rastlaşmışıq. İntonasiyanın ünsiyyətdə nə qədər önəmli olduğunu bilirik. Bununla belə, kommunikasiyadan bəhs ediriksə, intonasiya mövzusuna da mütləq toxunmalıyıq.
İntonasiya bir insanın sözlərə və ifadələrə xüsusi vurğu qoymasıdır. İntonasiyanın ismarıcın mənasını necə dəyişdiyini təsvir etmək üçün tələbənin müəllimindən soruşduğu bir məsələyə nəzər sala bilərik. Müəllim suala cavab verir: “Bunu deməklə nəyi nəzərdə tutursunuz?” Tələbənin reaksiyası müəllimin cavab tonundan asılı olaraq fərqli olacaq. Yumşaq, axıcı ton daha fərqli məna yaradır, nəinki son sözə xüsusi vurğu qoyan təzyiqedici intonasiya. Biz birinci intonasiyanın səmimi şəkildə aydınlıq gətirilməsini istəyən birindən gəldiyini, ikincinin isə insanın aqressiv olduğunu və özünü müdafiə etməyə çalışdığını göstərdiyini düşünəcəyik. Necə deyərlər, “nə dediyin yox, necə dediyin önəmlidir” ifadəsi menecerlərin kommunikasiya zamanı daim ağıllarında saxlamalı olduğu ifadədir.
Hər bir şifahi kommunikasiyanın qeyri-verbal ismarıcı olması da faktdır. Niyə? Çünki qeyri-verbal komponent çox böyük təsir gücünə malikdir. Tədqiqatlar göstərir ki, ismarıcın 65-90 faizi üzbəüz söhbət zamanı bədən dili vasitəsilə ötürülür. Deyilən sözlərlə bədən dili arasında uyğunluq olmasa, qəbul edənlər bədən dilini daha həqiqi məna daşıyan hesab edəcəklər.
Kommunikasiyanın effektiv olmasının qarşısındakı əsas maneələr nələrdir?
Bir çox şəxsiyyətlərarası maneələr sayəsində göndərənin kodlaşdırdığı mesaj qəbul edən tərəfindən fərqli cür başa düşülür. Biz effektiv kommunikasiyanın qarşısındakı əsas maneələri şəkil Aşağıdakı cədvəldə təsvir etmişdik.
| Maneə | Təsviri |
| Filtrləmə | Məlumatın qəbul edən tərəfindən daha cazibədar görünməsi məqsədilə bilərəkdən manipulyasiya edilməsidir. |
| Seçici anlama | Birinin öz ehtiyacları, motivasiyası, təcrübəsi, keçmişi və başqa şəxsi keyfiyyətlərinə uyğun olaraq, məlumatı seçici şəkildə qəbul etməsidir. |
| İnformasiya yüklənməsi | Bir insanın işləyəcəyi informasiyanın həcminin onun işləmə gücünü aşmasıdır. |
| Emosiyalar | Qəbul edənin ismarıcı alarkən nə hiss etməsidir. |
| Dil | Sözlər müxtəlif insanlar üçün müxtəlif mənalar daşıyır. Qəbul edənlər kommunikasiya qurarkən öz izah üsullarına söykənirlər. |
| Cins | Qadınlar və kişilərin kommunikasiya reaksiyaları müxtəlif ola bilər və onların müxtəlif kommunikasiya üslubları var. |
| Milli mədəniyyət | İnsanların kommunikasiya üçün istifadə etdiyi müxtəlif dillər arasındakı fərqlər var və milli mədəniyyət bunun bir hissəsidir. |
FİLTRLƏMƏ KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
Filtrləmə göndərənin informasiyanın qəbul edənə daha xoş görünməsi üçün manipulyasiya etməsidir. Məsələn, menecer öz rəhbərinə onun eşitmək istədiyi məlumatı verir. Yəni informasiyanı filtrləyir. Əmin olun ki, bunu edir. İnformasiya aşağıdan yuxarıya doğru hərəkət etdikcə o aşağı səviyyələr tərəfindən dəyişdirilir ki, yüksək menecment informasiya ilə yüklənməsin. Belə informasiyanı filtrləyənlər onu öz şəxsi maraqlarına və öz dünyagörüşlərinə uyğun edirlər.
Filtrləmənin həcmi təşkilatın mədəniyyətindən və vertikal səviyyələrin sayından asılı olur. Daha çox vertikal səviyyənin olması daha çox filtrləmə deməkdir. Müasir təşkilatlar getdikcə daha az sərt iyerarxiya bölgüsünə tabe olur və daha çox əməkdaşlıq şəklində iş bölgüsü aparır deyə informasiya filtrləməsi getdikcə daha az problem olur. Bundan əlavə, kommunikasiya vasitəsi qismində e-maillərdən istifadə də filtrləməni azaldır, çünki ara səviyyələr olmadan məlumat birbaşa yuxarıya göndərilir. Nəhayət, təşkilati mədəniyyət özünün mükafatlandırdığı hərəkətlər vasitəsilə filtrləməni stimullaşdıra və ya heç saya bilər. Təşkilati mükafatlar nə qədər çox üslub və görüntüyə önəm verərsə, menecerlər o qədər çox informasiyanı öz xeyirlərinə filtrləyəcəklər.
SEÇİCİ ANLAMA KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
Kommunikasiyada ikinci maneə seçici anlamadır. Kommunikasiya prosesində məlumat alanlar öz ehtiyaclarına, motivasiya və təcrübələrinə, keçmişlərinə və şəxsi xarakteristikalarına uyğun olaraq, məlumatları görür və eşidirlər. Məlumat alanlar öz maraq və gözləntilərini də informasiyanın kodunu açarkən kommunikasiyaya təqdim edirlər.
Misal üçün, insan resursları departamentində çalışan bir mütəxəssisin öz həyat təcrübəsindən əldə etdiyi qənaətə görə, qadınlar ailə həyatını karyeraya qurban verməyə hazırdırlar. Ailəni karyeradan üstün tuturlar. Həmin mütəxəssis təşkilatdakı bir vakansiyaya müraciət etmiş qadın namizədlə müsahibə zamanı bunu nəzərdən keçirir. Qadın namizəd ailəni karyeradan üstün tutduğunu göstərməsə belə, o bunu “görəcək” və ya görmüş kimi olacaq. Biz reallığı görmürük, biz gördüyümüzü izah edirik və onu reallıq adlandırırıq.
İNFORMASİYA YÜKLƏNMƏSİ KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
İnsanların informasiyanı emal etmək üçün müəyyən gücü var. Məsələn, beynəlxalq satışlar üzrə ekspertin işə gələrkən onu 600-dən çox e-mailin gözlədiyini görməsini nəzərə alın. Bu mesajlardan hər birini tam oxumaq və cavablandırmaq informasiya yüklənməsi olmadan mümkün deyil. Müasir işçilər informasiya yüklənməsindən daim şikayət edir. E-mail, telefon zəngləri, fakslar, görüşlər, professional oxu materialları o qədər çox informasiya artıqlığı yaradır ki, onların hamısını öyrənmək və qavramaq olmur. Sizin təhlil edə biləcəyinizdən daha çox informasiyanız olsa, nə olar? Yəqin ki, seçəcəksiniz, bəzi informasiyaları görməzliyə vuracaq və unudacaqsınız, yaxud da yüklənmə bitənə qədər təkrar baxmaq üçün kənara qoyacaqsınız. Hər bir halda nəticə itirilmiş informasiya və zəif kommunikasiyadır.
EMOSİYALAR KOMMUNİKASİYALARA NECƏ TƏSİR EDİR?
İnformasiya qəbul edən onun anlamasına təsir edəndə özünü necə hiss edir? Siz tez-tez informasiya aldığınız zaman əhvali-ruhiyyənizə uyğun olaraq eyni informasiyanı fərqli cür şərh edəcəksiniz. Ekstremal emosiyalar effektiv kommunikasiyaya neqativ təsir göstərir. Belə hallarda biz çox vaxt rasional və obyektiv düşünmə prosesini unudur və emosional mühakimələr yürüdürük. Burada ən yaxşı məsləhət kefiniz olmayanda mesaja cavab verməməkdir. Çünki əhvalınız dəyişəndə artıq fərqli cür düşünmüş olacaqsınız.
DİL KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
Sözlər müxtəlif insanlardan ötrü müxtəlif mənalar ifadə edir. “Sözlərin mənası sözlərdə deyil, bizim içimizdədir”. Yaş, təhsil və mədəni keçmiş dilimizə təsir edən üç əsas keyfiyyətdir və insanlar onlara uyğun sözlərə mənalar verir. Həm köşə yazarı Aynur Camalqızı, həm də repçi Paster (Pərviz Quluzadə) Azərbaycan dilində danışırlar. Buna baxmayaraq, onların istifadə etdiyi dil bir-birindən fərqlənir.
Əməkdaşları müxtəlif mədəniyyətlərdən gələn təşkilatlarda müxtəlif danışıq tərzləri mövcud olur. Bundan əlavə, əməkdaşların departamentlər arasında qruplaşdırılması onlara jarqon və ya texniki dil yaratmaq imkanı verir. Böyük təşkilatlarda üzvlər çox vaxt coğrafi baxımdan çox dağınıq olurlar. Hətta fərqli ölkələrdə çalışırlar və hər ərazidə işləyən şəxslər həmin əraziyə uyğun ifadələrdən istifadə edir.
Vertikal səviyyələrin mövcudluğu da dil problemlərinə səbəb ola bilər. Rəhbərlərin dili normal əməkdaşlar üçün mistik görünə bilər, çünki onlar idarəetmə jarqonu ilə tanış deyillər. Yadda saxlayın ki, eyni dildə danışsaq da, bizim dildən istifadəmiz müxtəlif cürdür. Belə anlama, təbii ki, kommunikasiyada da baryerlər yaradır. Dildən necə istifadə etməyimizi bilmək bu cür baryerləri azaldır.
CİNSİ MƏNSUBİYYƏT KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
Bütün təşkilatlarda cinslər arasında effektiv kommunikasiyanın olmaması təşkilati hədəflərə əhəmiyyətli təsir göstərir. Lakin biz kommunikasiya üslubları arasındakı müxtəlif fərqləri necə idarə edə bilərik? Cins fərqlərini effektiv kommunikasiyanın baryeri olmaqdan xilas etmək üçün insanlar bir-biri ilə adaptiv şəkildə kommunikasiya qurmalı, bir-birilərini qəbul etməli və anlamalıdır. Həm qadınlar, həm də kişilər kommunikasiya üslubunda olan fərqləri başa düşməli, onların arasında hansının yaxşı, hansının pis olması müqayisəsi aparmamalı və bir-biri ilə uğurlu şəkildə danışmağa cəhd etməlidirlər.
MİLLİ MƏDƏNİYYƏT KOMMUNİKASİYAYA NECƏ TƏSİR EDİR?
Nəhayət, kommunikasiya fərqləri insanların istifadə etdiyi müxtəlif dillərdən doğa bilər; bu, milli mədəniyyətin bir hissəsidir. Məsələn, individualizmə yüksək dəyər verən ölkələrlə (məsələn, ABŞ) kollektivizmə önəm verən ölkələri (məsələn, Yaponiya) müqayisə edək.
ABŞ-da kommunikasiya vasitələri fərdlərə yönəlib və aydın ifadə olunur. ABŞ menecerləri məsələlər barədə öz mövqelərini ifadə etmək üçün memorandum, bəyanat, vəzifə hesabatları və başqa rəsmi formalardan istifadə edir. Supervayzerlər informasiyanın yaxşı görünməsi üçün onu filtrləyə bilər ki, əməkdaşları qərar və planları qəbul etməyin vacibliyinə inandıra bilsinlər. Aşağı səviyyəli əməkdaşlar da öz təhlükəsizliyi üçün bu təcrübədən istifadə edir.
Yaponiya kimi kollektivist ölkələrdə insanlararası kontaktların qeyri-rəsmi formaları daha çox həyata keçirilir. Amerikalı menecerdən fərqli olaraq, yapon menecer öz əməkdaşları ilə əvvəlcə hadisəni geniş surətdə, şifahi şəkildə müqayisə edəcək, daha sonra ümumi razılaşmanı əks etdirən rəsmi sənəd hazırlayacaq. Yaponlar konsensus vasitəsilə qəbul olunmuş qərarları bəyənir. Açıq kommunikasiya onların iş mühitinin ayrılmaz hissəsidir. Yaponiyada üzbəüz kommunikasiya da bəyənilir. Mədəni fərqlər menecerin kommunikasiya üsulu seçiminə təsir edir. Şübhəsiz, bu fərqlər nəzərə alınmasa, effektiv kommunikasiyaya baryer yaranır.
Menecerlər kommunikasiya baryerlərinin öhdəsindən necə gələ bilər? Verilən kommunikasiya baryerləri menecerləri necə fəaliyyət göstərməyə həvəsləndirə bilər? Aşağıda verilmiş təkliflər kommunikasiyanı daha effektiv etmək üçün uyğun ola bilər
Kommunikasiya baryerlərini effektiv şəkildə necə aşmaq olar?
| Qiymətləndirmə | Kommunikasiya edilən informasiyanın dəqiqliyini yoxlamaq. Yəni nə eşitdiyini yoxlamaq |
| Sadə dil | Auditoriyanın başa düşəcəyi sözlərdən istifadə etmək |
| Aktiv (və ya empatik) dinləmə | Natamam mühakimə yürütməməkdən ötrü mesajın tam mənasını qavramaq üçün dinləmək və ya cavabda nə deyəcəyinizi düşünmək |
| Emosiyaları məhdudlaşdırma | Emosiyaların yüksəldiyi anı hiss etmək. Sakitləşməyənə qədər kommunikasiya etməmək |
| Qeyri-verbal açarları izləmək | Nəzərə alın ki, sizin hərəkətləriniz sözlərinizdən daha yüksək səslə danışır. Hər ikisini uyğun vəziyyətdə saxlayın. |
QİYMƏTLƏNDİRMƏ NİYƏ LAZIMDIR?
Bir çox kommunikasiya problemlərinin səbəbi qeyri-dəqiqlik və səhv anlaşılmadır. Əgər menecer qiymətləndirmə edərsə (istər verbal, istərsə də qeyri-verbal) belə problemlər daha az ortaya çıxar.
Menecer ismarıc barədə suallar verə bilər ki, onun alındığını və arzuolunan şəkildə anlaşıldığını qiymətləndirsin. Yaxud da menecer qəbul edəndən ismarıcı öz sözləri ilə ifadə etməsini istəyə bilər. Əgər menecer nəzərdə tutduğunu eşidərsə, o zaman anlama və dəqiqlik artacaq. Qiymətləndirmə həm də o baxımdan yararlıdır ki, o, menecerə qəbul edənin ismarıca reaksiyasını ifadə edir.
Qiymətləndirmə verbal olmaq məcburiyyyətində deyil. Əgər satış meneceri yeni aylıq satış hesabatını e-mail vasitəsilə bütün satış nümayəndələrinə göndərirsə və onların bəziləri formanı dolduraraq geri qaytarmırsa, deməli, satış meneceri qiymətləndirməsini alıb. Qiymətləndirmə isə odur ki, satış meneceri kommunikasiya üçün aydınlaşdırmaya ehtiyac hiss edir. Bundan əlavə, menecerlər başqalarının ismarıcı alıb-almamasını qeyri-verbal alətlərlə də yoxlaya bilər.
NİYƏ SADƏLƏŞDİRİLMİŞ DİLDƏN İSTİFADƏ ETMƏLİYİK?
Dil baryeri ola biləcəyindən menecerlər mesajı ünvanladığı auditoriyanı nəzərə almalı və dili onlara uyğunlaşdırmalıdır. Yadınızda saxlayın, ismarıc qəbul ediləndə və başa düşüləndə effektiv kommunikasiya təmin edilmiş sayılır. Məsələn, xəstəxana administratoru həmişə aydın, sadə, başadüşülən ifadələrlə və müxtəlif işçi qruplarına uyğunlaşmış şəkildə danışmalıdır. Cərrahiyyə heyətinə yönəldilmiş ismariclar marketinq komandasına və ya ofis əməkdaşlarına yönəldilən informasiyadan qəsdən fərqləndirilməlidir. Jarqon o qrupla münasibətdə istifadə edilməlidir ki, onlar onun mənasını bilirlər; lakin bu qrupdan kənarda istifadə olunanda problem yarana bilər.
NİYƏ AKTİV (VƏ YA EMPATİK) DİNLƏYİCİ OLMALIYIQ?
Bir nəfər danışırsa, biz eşidirik, lakin çox vaxt dinləmirik. Dinləmə aktiv məna axtarışı deməkdir, eşitmə isə passivdir. Dinləmə zamanı qəbul edən də kommunikasiya üçün cəhd göstərmiş olur.
Çoxumuz zəif dinləyiciyik. Niyə? Çünki bu, çətindir və çoxumuz danışmağı sevirik. Əslində, dinləmə danışmaqdan daha yorucudur. Eşitmənin əksinə olaraq, aktiv dinləmə natamam mühakimələr yürütməmək üçün tam konsentrasiya tələb edir. Orta statistik insan bir dəqiqə ərzində 125-200 söz sürətində danışır. Lakin orta dinləyici bir dəqiqə ərzində 400 söz anlaya bilir. Aradakı fərq beyin üçün çoxlu zaman və imkan ayırır.
Aktiv dinləmə informasiya göndərənlə empatiyanın qurulmasını artırır, yəni özünüzü göndərənin yerinə qoyursunuz. Göndərənin yanaşması, maraqları, ehtiyacları, gözləntiləri və empatiyası fərqli olduğuna görə ismarıcın əsl məzmununu anlamaq daha asan olur. Empatik dinləyici mesajın məzmunu haqqında mühakimə alır və deyilənə diqqətlə qulaq asır. Burada hədəf natamam mühakimələr yürütmədən, məlumatı korlamadan tam anlamı qavrama qabiliyyətini inkişaf etdirməkdir. Aktiv dinləyicilərin başqa spesifik davranışlarına göz təmasının qurulması, başı təsdiq və ya dəstək mənasında yelləmək, uyğun üz ifadələri, diqqəti yayındıran hərəkət və jestlərdən qaçmaq, suallar vermək, öz sözlərindən istifadə etməklə məzmunun çatdırılması, danışanın sözünü kəsməmək, çox danışmamaq, dinləyici ilə danışan arasında rahat keçidlər qura bilmək aiddir.
BİZ EMOSİYALARIMIZI NƏ QƏDƏR MƏHDUDLAŞDIRMALIYIQ?
Menecerlərin daim rasional şəkildə kommunikasiya qurduğunu düşünmək sadəlövhlük olar. Biz bilirik ki, emosiyalar kommunikasiyaya kölgə sala və onu dəyişdirə bilər. Nə üçünsə kefi olmayan menecer, yəqin ki, daxil olan ismarıcları səhv anlayacaq, göndərdiyi mesajlar aydın və dəqiq olmayacaq. Nə etməli? Ən asan cavab sakitləşmək və kommunikasiya qurmazdan əvvəl emosiyaları nəzarət altına almaqdır.
QEYRİ-VERBAL AÇARLAR NİYƏ VACİBDİR?
Əgər hərəkətlər sözlərdən daha ucadan danışırsa, o zaman hərəkətlərinizin sözlərlə əlaqə qurmasını və güclənməsini təmin etməlisiniz. Effektiv kommunikasiya quran şəxs qeyri-verbal açarların arzuolunan mesajı ifadə etdiyini təmin etməlidir.
